জরুরীভাবে চিহ্নিত একটি ফ্যাক্স - তা বসকে দ্রুত দিন, ই-মেইলগুলি যে বাক্সটি পূর্ণ করেছে তা ছড়িয়ে দিতে হবে, চিঠিগুলির একটি গাদা এবং পোস্টম্যানের দ্বারা আনা কয়েকটি পার্সেল জরুরিভাবে বিভাগগুলিতে "ছড়িয়ে ছিটিয়ে" থাকতে হবে, এবং কর্মচারী একটি ছুটির আবেদন লিখেছেন। এখানে আপনার দুটি বিজ্ঞাপন এবং গুরুত্বপূর্ণ অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্ট রয়েছে। সচিবের কাজ কঠিন! এটি একটি "কাগজের টুকরো" হারানোর মতো, কারণ এটি প্রমাণ করে যে সংস্থার ভাগ্য এবং আপনার কেরিয়ার এটির উপর নির্ভর করে। এই বা এই দস্তাবেজটি সর্বদা সন্ধানের জন্য আপনাকে সঠিকভাবে যোগাযোগের নিবন্ধকরণ করতে সক্ষম হতে হবে।
প্রয়োজনীয়
- আগত চিঠিপত্রের নিবন্ধ,
- বহির্গামী মেল লগ,
- ৯ she টি শিটের ভলিউম সহ নোটবুক,
- সংগঠন ফর্ম,
- ফোল্ডার
নির্দেশনা
ধাপ 1
প্রাপ্তি বা প্রেরণের দিনে আপনাকে সমস্ত আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্রের নিবন্ধকরণ করতে হবে। সকল প্রকারের চিঠিপত্র নিবন্ধকরণের সাপেক্ষে: ডাক আইটেম, ই-মেইল, ফ্যাক্সগুলি ব্যক্তিগতভাবে বার্তার হাতে পৌঁছে দেয়। গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি (আগত এবং বহির্গামী) অন্য রকমের চিঠিপত্রের মতো একইভাবে মুদ্রিত এবং লগ ইন করতে হবে। এছাড়াও, অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্র নিবন্ধকরণ করা প্রয়োজন: মেমো, পরিষেবা মেমো, ব্যাখ্যামূলক নোট, বিবৃতি, অভিযোগ।
ধাপ ২
চিঠিপত্র নিবন্ধনের জন্য, বিশেষ রেজিস্ট্রেশন লগ রাখুন। কোনও নির্দিষ্ট ধরণের চিঠিপত্রের পরিমাণের উপর নির্ভর করে, আপনি আগত এবং বহির্গামী চিঠিপত্রের সাধারণ জার্নাল তৈরি করতে পারেন, বা অতিরিক্তভাবে এগুলি টাইপ করে ভেঙে দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আগত এবং বহির্গামী ইমেলগুলি রেকর্ড করতে একটি জার্নাল তৈরি করুন। চিঠিপত্রের পরিমাণ নির্বিশেষে, ইনকামিং এবং আউটগোয়িং ফ্যাক্স নিবন্ধনের জন্য পৃথক জার্নাল তৈরি করা সুবিধাজনক।
ধাপ 3
আপনার যদি প্রিন্টিং হাউসে মুদ্রিত চিঠিপত্রের নিবন্ধকরণের বিশেষ জার্নাল না থাকে তবে একটি সাধারণ নোটবুক নিন এবং তা ছড়িয়ে দিন। আগত চিঠির লগ-এ, মেসেজের সংখ্যা, প্রাপ্তির তারিখ, পাশাপাশি চিঠিপত্রের ধরণটি ইঙ্গিত থেকে শুরু করে বৈদ্যুতিন থেকে সমস্ত ধরণের বার্তাগুলির জন্য সাধারণ লগ থাকলে তা চিহ্নিত করুন। একটি পৃথক কলামে, সংক্ষিপ্তভাবে চিঠির বিষয়বস্তু বর্ণনা করুন। পরবর্তী কলামে, মাথাটির রেজোলিউশন এবং সেই ব্যক্তির নাম লিখুন যার কাছে চিঠিটি কার্যকর করার জন্য হস্তান্তর করা হয়েছিল। অনুশীলনে, যদি সমস্যাটি কোনও নির্দিষ্ট ব্যক্তির দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয় তবে অনেকগুলি চিঠি পরিচালককে পৌঁছায় না তবে তাৎক্ষণিকভাবে অভিনয়কারীর কাছে প্রেরণ করা হয়, সুতরাং আপনার এই কলামটি বড় করা উচিত নয়। পারফর্মারের ছদ্মনামের নীচে বা তার পাশেই একটি স্বাক্ষরের জন্য একটি জায়গা রেখে দেওয়া পরামর্শ দেওয়া হয়, যা তিনি নথিটি পেয়েছেন তা নির্দেশ করে। যদি প্রধান সচিবকে নথির "সম্পাদন" নিয়ন্ত্রণের নির্দেশনা দেয়, তবে পৃথক কলামে নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কে একটি নোট লাল কালি (চিঠি "কে" বা "নিয়ন্ত্রণ" শব্দ) রাখে। এই দস্তাবেজ সম্পর্কিত আদেশ কার্যকর করার পরে, ফাঁসি কার্যকর করার পাশাপাশি একটি চিহ্ন "কেস" কে স্থানান্তরিত করুন (কেসের নম্বর এবং এটি গঠনের তারিখ নির্দেশ করুন)।
পদক্ষেপ 4
চিঠিপত্রের রেজিস্টার সমস্ত বহির্গামী বার্তাগুলির জন্যও প্রয়োজন। বহির্গামী অক্ষরের লগ ইন, আগত চিঠিপত্রের লগ চেয়ে কম কলাম আছে। পাশাপাশি আগত চিঠিগুলির নিবন্ধে, বহির্গামী চিঠির রেজিস্টারে চিঠির ক্রমিক নম্বর সহ একটি কলাম, তারিখের একটি কলাম, প্রেরণের কেবল পাঠানোর চিঠি সহ (প্রয়োজনীয় হলে) প্রেরণ করুন, বার্তাটির সংক্ষিপ্তসার সহ, নথির (চিঠি) প্রবর্তকের উপাধি, পাশাপাশি মামলার নম্বর সহ কলাম, যেখানে বার্তার একটি অনুলিপি দায়ের করা হয়েছিল।
পদক্ষেপ 5
একটি বিশেষ উপায়ে, আপনি মেইলে যে চিঠিপত্রটি প্রেরণ করেন তা নিবন্ধভুক্ত করা উচিত। মেইলে প্রেরিত চিঠির নিবন্ধন সংগঠনের লেটারহেডে করা হয়। একবারে 7-10 টির বেশি চিঠি না পাঠানো ভাল betterহাতে বা কম্পিউটারে, ফর্মটিতে, প্রেরণের তারিখটি লিখুন, নীচে মেল দ্বারা প্রেরিত প্রতিটি চিঠির জন্য, রেকর্ডের ক্রমিক নম্বর, সংস্থার নাম, তার অবস্থান নির্দেশ করুন (আপনি কেবল শহর বা নির্দিষ্ট করতে পারেন অঞ্চল). ডানদিকে কিছু স্থান ছেড়ে দিন। এখানে, মেলটিতে একটি চেক পাওয়ার পরে, আপনাকে এটি থেকে মেলিং নম্বরগুলি প্রবেশ করতে হবে (সাধারণত 6-8 অঙ্ক)। প্রতিটি চালানের জন্য সংস্থার নামের নীচে, প্রেরণের জন্য নথিগুলির নম্বর এবং তারিখগুলি লিখুন বা অন্যান্য বিশদ যা তাদের সনাক্ত করতে দেয়। পোস্ট অফিসে, এই তালিকাটি ডাকটিকিটের দ্বারা প্রত্যয়িত হয়। আপনি এটিকে একটি পৃথক ফোল্ডারে বা যে ফোল্ডারে বহির্গামী বার্তাগুলি সঞ্চয় করা আছে সেখানে ফাইল করতে পারেন।
পদক্ষেপ 6
প্রতিটি ধরণের অভ্যন্তরীণ চিঠিপত্র রেকর্ড করার জন্য একটি পৃথক জার্নাল প্রয়োজন। প্রতিটি জার্নালে নথির সংখ্যা, তার তারিখ, প্রবর্তকের উপাধি, একটি সংক্ষিপ্তসার, মাথার রেজোলিউশন, নির্বাহকের উপাধি, নিয়ন্ত্রণের চিহ্ন, পাশাপাশি মামলার সংখ্যা উল্লেখ করুন।
