অভিজ্ঞ সচিবরা জানেন যে ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের মধ্যে তদন্তের তৃতীয়াংশ এবং তাদের প্রতিক্রিয়া রয়েছে। লিখিত প্রশ্নের মূল উদ্দেশ্য ঠিকানা থেকে কোনও তথ্য প্রাপ্তি। চিঠির লেখক সম্পূর্ণ সম্ভাব্য উত্তর পাওয়ার প্রত্যাশা করেছেন, যা আইন দ্বারা নির্ধারিত সময়ের মধ্যে বা তাকে অনুরোধে নির্দেশিত সময়ের মধ্যে সরবরাহ করা হবে। লিখিত প্রশ্ন প্রক্রিয়া করার জন্য কোনও কঠোর নিয়ম নেই। তবে ব্যবসায়ের চিঠিপত্রের জন্য বেশ কয়েকটি সাধারণ প্রয়োজনীয়তা রয়েছে যা সেগুলি প্রস্তুত করার সময় অনুসরণ করা উচিত।
প্রয়োজনীয়
- - সংস্থার ফর্ম;
- - এ 4 কাগজ;
- - কলম;
- - কম্পিউটার;
- - প্রিন্টার
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনি যদি কোনও দলের পক্ষে এবং অন্য কোনও সংস্থায় অফিসিয়াল কারণে বা কোনও ব্যক্তির কাছে আবেদন করছেন তবে সংগঠনের লেটারহেডে একটি প্রশ্নপত্র মুদ্রণ করুন। কোনও নাগরিককে যে কোনও প্রতিষ্ঠানের কাছে একটি অনুরোধ প্রেরণ করা উচিত, অবশ্যই এটি সুস্পষ্টভাবে লিখতে হবে বা এটি এ 4 শীটে মুদ্রণ করতে হবে।
ধাপ ২
চিঠির উপরের ডানদিকে কোণ থেকে ঠিকানা সম্পর্কে তথ্য নির্দেশ করুন: তার অবস্থানের পুরো নাম, নাম এবং আদ্যক্ষর, প্রতিষ্ঠানের ডাক ঠিকানা (প্রয়োজনে)। প্রেরণ সংস্থা সম্পর্কে তথ্য ফর্মের বাম দিকে রয়েছে। একটি বিশেষ লাইনে, কেরানী অবশ্যই বহির্গামী নথির নম্বর এবং তারিখটি লিখে রাখবেন। আপনি যদি নিজের পক্ষ থেকে আবেদন করেন তবে নীচে আপনার নিজের ডেটা তালিকাভুক্ত করুন: পদবি, প্রথম নাম, পৃষ্ঠপোষকতা (সংক্ষেপণ ছাড়াই), বাড়ির ঠিকানা, যোগাযোগের ফোন নম্বর। উদাহরণস্বরূপ: "এলএলসির পরিচালক" "ভোর সকাল" ভিভি পেট্রোভ সেমেনভ ভ্যাসিলি ভ্যাসিলিভিচ, ঠিকানাটিতে বসবাস করছেন: এনএসকি, পারভায়া স্ট্যান্ড।, 15, এপ। 15, ফোন 00-00-00 "।
ধাপ 3
আপনার ইমেলের জন্য একটি শিরোনাম লিখুন। এটি লিখিত আবেদনের সংক্ষিপ্তভাবে প্রতিফলিত করা উচিত, উদাহরণস্বরূপ: "ডেইজি বীজের সর্বনিম্ন লট আকার এবং তাদের জন্য পাইকারি দামের ভিত্তিতে।" লেটারহেডে, এই প্রপসগুলি বামদিকে রাখুন। কোনও ব্যক্তির পক্ষে কথা বলার সময়, আপনি কেবলমাত্র "প্রশ্নের চিঠি", "লিখিত অনুরোধ" বা "অনুরোধের চিঠি" বাক্যটি লিখে লাইনের মাঝখানে টাইপ করে চিঠির বিন্যাসটি নির্দেশ করতে পারেন।
পদক্ষেপ 4
অনুরোধের বিবৃতিতে নিজেই যান। এটি আপনার চিঠির মূল অঙ্গ হবে। প্রথম 1-2 বাক্যে আপনি যে কারণ এবং উদ্দেশ্যটি এই বা সেই তথ্যটি পেতে চান তা ব্যাখ্যা করুন। উদাহরণস্বরূপ: "মে মাসে, বাগানের অংশীদারিত্ব" সাদ "এর সদস্যরা ডেইজি বীজের একটি বাল্ক ক্রয় করার পরিকল্পনা করছেন। আপনার সংস্থার বিজ্ঞাপন ব্রোশিওর পরীক্ষা করার পরে, আমরা প্রদত্ত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি। এই বিষয়ে, দয়া করে নীচের ঠিকানায় নিম্নলিখিত তথ্য প্রেরণ করুন।"
পদক্ষেপ 5
প্রতিটি প্রশ্ন তৈরি করুন। সুনির্দিষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত হওয়ার চেষ্টা করুন। একবারে ২-৩ টি প্রশ্ন সহ বাক্যগুলি খুব দীর্ঘ করবেন না। শেষে একটি প্রশ্ন চিহ্ন রাখার বিষয়ে নিশ্চিত হন - এটি মূল বিষয়টি দৃশ্যত হাইলাইট করবে। যদি বেশ কয়েকটি প্রশ্ন থাকে তবে এগুলি একটি নম্বরযুক্ত তালিকা দিয়ে পূরণ করুন। উদাহরণস্বরূপ: “১। সর্বনিম্ন বীজের লটের আকার কত? 2। 1 ব্যাগ বীজ পাইকারি এবং খুচরা কত? 3। কেনা ব্যাচটি বিতরণ করতে কত সময় লাগবে? 4। আপনার সংস্থার এবং উদ্যান অংশীদারিত্বের মধ্যে সরবরাহ চুক্তি সম্পাদনের জন্য কোন দলিল অবশ্যই জমা দিতে হবে?"
পদক্ষেপ 6
একটি ধন্যবাদ নোট দিয়ে চিঠিটি শেষ করুন। প্রতিক্রিয়া পাওয়ার জন্য আপনি কৌশলে কাঙ্ক্ষিত সময়সীমাটিও নির্দেশ করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ: "আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য আগাম ধন্যবাদ advance আমরা আশা করি এক সপ্তাহের মধ্যে দামের তালিকাটি পেয়ে যাব। " শেষ লাইনে সাইন (সংস্থার পক্ষে, প্রধান স্বাক্ষরিত) এবং তারিখ।
