যখন ঠিকানায় অফিসিয়াল ডকুমেন্টগুলি প্রেরণের প্রয়োজন হয়: একটি বিবৃতি, দাবি, দাবির বিবৃতি এবং অন্যান্যগুলির একটি অনুলিপি - চিঠিপত্রটি কেবল গুরুত্বপূর্ণ নয়, তবে আইনীভাবে তাৎপর্যপূর্ণ। আইনের দৃষ্টিকোণ থেকে বিতরণ সঞ্চালনের জন্য, একটি নির্দিষ্ট পদ্ধতি অনুসরণ করা প্রয়োজন।
নির্দেশনা
ধাপ 1
নথিতে প্রাপকের কাছে প্রেরণের জন্য নথিটি প্রস্তুত করুন। তাদের মধ্যে একটি অবশ্যই আপনার সাথে থাকতে হবে।
ধাপ ২
সম্ভব হলে ডকুমেন্টটি ব্যক্তিগতভাবে বিতরণ করুন। সরাসরি প্রাপক বা তার অনুমোদিত প্রতিনিধিকে হস্তান্তর করুন। একজন প্রতিনিধিের ক্ষমতা পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি দ্বারা শংসাপত্রিত হতে পারে বা আইন অনুসরণ করে। প্রাপ্তির বিপরীতে কোনও ব্যক্তিগত ব্যক্তিকে সম্বোধন করা হ'ল নিরাপদ। আপনি যদি কোনও আইনি সত্তায় নথি স্থানান্তর করেন তবে সচিবালয় বা অফিসের মাধ্যমে এটি করুন। প্রাপক যখন অফিসিয়াল হন, আপনি এই বিকল্পগুলির মধ্যে যেকোনটি ব্যবহার করতে পারেন।
ধাপ 3
ব্যক্তিগত প্রসবের ক্ষেত্রে, আপনার অনুলিপিটি যে চিঠিপত্র পেয়েছে তার কাছ থেকে কোনও রশিদ রয়েছে তা নিশ্চিত করে নিশ্চিত হন। আপনি যে ব্যক্তিকে নথিটি দিচ্ছেন তাকে অবশ্যই "প্রাপ্ত" শব্দটি লিখতে হবে, তার শেষ নাম এবং আদ্যক্ষর, পাশাপাশি বর্তমান তারিখ এবং অবশ্যই স্বাক্ষর রেখে দিতে হবে। তিনি যদি সংগঠনের একজন কর্মচারী হন তবে তার অবস্থানের একটি ইঙ্গিতও দেওয়া উচিত।
পদক্ষেপ 4
যখন প্রয়োজন হয়, কুরিয়ার বা মধ্যস্থতার মাধ্যমে প্রাপকের কাছে ফরোয়ার্ড চিঠিপত্র, কে এবং কীভাবে এটি সরবরাহ করতে হবে সে সম্পর্কে তাদের নির্দেশ দিতে ভুলবেন না।
পদক্ষেপ 5
আপনি যদি ব্যক্তিগতভাবে চিঠিপত্র সরবরাহ করতে অক্ষম হন বা প্রাপক এটি গ্রহণ করতে অস্বীকার করেন, মেল পরিষেবাগুলি ব্যবহার করুন। এটি একটি বিজ্ঞপ্তি এবং সংযুক্তির একটি তালিকা সহ নিবন্ধিত মেল দ্বারা প্রেরণ করা উচিত। কিছু ক্ষেত্রে, এই একমাত্র বিকল্প যেখানে আদালত বা অন্যান্য অনুমোদিত সংস্থা পরিষেবাটিকে বৈধ হিসাবে স্বীকৃতি দেয়। এড্রেসী চিঠিটি পেয়েছে তার সত্যতা নিশ্চিত করার জন্য, একটি নথি আপনাকে ফিরিয়ে দেওয়া হবে - একটি মেল বিজ্ঞপ্তি। একটি খালি চিঠি বা একটি বহির্মুখী দলিল নয়, যেটি পরিবেশন করা দরকার সেগুলি নয়, মেইলে পাঠানোর প্রমাণ পাওয়ার জন্য সংযুক্তির তালিকাটি প্রয়োজনীয়।
পদক্ষেপ 6
বিজ্ঞপ্তিটি আপনার কাছে ফিরে আসার পরে এটি এবং নথির বাকী অনুলিপি সংযুক্তির তালিকা সংযুক্ত করুন। আর প্রয়োজন না হওয়া পর্যন্ত সংরক্ষণ করুন।
