যে কোনও সংস্থার কার্যকলাপের সাথে ডকুমেন্টগুলি নিয়ে কাজ করা জড়িত। তাদের মধ্যে কিছু সময়ের সাথে তাদের প্রাসঙ্গিকতা হারিয়ে ফেলে এবং কাজে ব্যবহৃত হয় না। অপ্রয়োজনীয় কাগজপত্র থেকে মুক্তি পাওয়ার জন্য এগুলি সাধারণত নষ্ট করা হয়। দস্তাবেজগুলির ধ্বংস কার্যালয়ের কার্যবিধি প্রতিষ্ঠিত নিয়ম মেনে কঠোরভাবে পরিচালনা করা আবশ্যক।
প্রয়োজনীয়
- - ধ্বংসের কাজ;
- - নথি ধ্বংস করার প্রযুক্তিগত উপায়।
নির্দেশনা
ধাপ 1
নথি নষ্ট করার পদ্ধতিটি পরীক্ষা করে দেখুন। এটি কাগজের নথি এবং বৈদ্যুতিন আকারে তৈরি করা উভয় ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য। সাধারণত, যে সমস্ত দস্তাবেজগুলি তাদের ব্যবহারিক মূল্য হ্রাস করে এবং একটি মেয়াদোত্তীর্ণ স্টোরেজ পিরিয়ড রয়েছে তা নষ্ট হয়ে যায়। এটি প্রাথমিকভাবে কর্মী এবং অ্যাকাউন্টিং নথিগুলিতে প্রযোজ্য।
ধাপ ২
নথিগুলির মূল্য পরীক্ষা করা। এর ফলাফল বরাদ্দকরণ এবং সেই সব কাগজপত্র ধ্বংস করার প্রস্তুতি নিয়ে কাজ করা উচিত যা আর সংরক্ষণের বিষয় নয়। নথিগুলির জন্য ধারণের সময়কালটি আপনার সংস্থার ফাইলগুলির বর্তমান নাম দ্বারা নির্ধারিত হয়। কিছু ক্ষেত্রে, শর্তাবলী ফেডারেল আইন, সরকারী ডিক্রি, বিভাগীয় বা নথিগুলির স্ট্যান্ডার্ড তালিকা অনুযায়ী নির্দিষ্ট করা হয়।
ধাপ 3
শিরোনামের প্রতিটি গ্রুপের সামনে কাঠামোগত ইউনিটের নাম রেখে দস্তাবেজগুলি ধ্বংস করার জন্য একটি আইন আঁকুন। একটি সাধারণ শিরোনামের অধীনে আইনটিতে অনুরূপ মামলাগুলি প্রবেশ করান, এটি মোট মামলার সংখ্যা নির্দেশ করে। এই আইনে অবশ্যই সংস্থার কোনও কর্মচারীর স্বাক্ষর থাকতে হবে যারা নথির মূল্য পরীক্ষায় অংশ নিয়েছিল। এর পরে, আইনটি মাথা দ্বারা অনুমোদিত হয়।
পদক্ষেপ 4
পৃষ্ঠার দৃশ্য ব্যবহার করে ধ্বংসের জন্য কেসগুলি নির্বাচন করুন। দুর্ঘটনাক্রমে ফাইলটিতে থাকা প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টটি মিস করতে আপনাকে এটি দেয়। যদি কোনও উপকরণ দীর্ঘদিন ধরে স্টোরেজ স্থানে থাকে তবে ডকুমেন্টগুলির প্রাসঙ্গিকতা নির্ধারণ করার জন্য সেগুলিকে নির্বাচন করে স্ক্রোল করা যায়।
পদক্ষেপ 5
আইনে অন্তর্ভুক্ত দস্তাবেজগুলির ধ্বংসের পদ্ধতিটি চয়ন করুন। তারা পোড়া বা এই উদ্দেশ্যে একটি কাগজ কুঁচকানো ব্যবহার করা যেতে পারে। কখনও কখনও ধ্বংস করার উপকরণগুলি কোনও বিশেষ উদ্যোগে নিষ্পত্তির জন্য স্থানান্তরিত হয়, একটি গ্রহণযোগ্যতা শংসাপত্র এবং সংশ্লিষ্ট চালান সহ পদ্ধতিটি আঁকেন। ডকুমেন্টেশনের ভলিউম তাৎপর্যপূর্ণ হলে পরবর্তী পদ্ধতিটি প্রায়শই ব্যবহৃত হয়। গোপনীয়তা নিশ্চিত করতে, মামলা স্থানান্তর এবং তাদের ধ্বংস সাধারণত সংগঠনের কোনও কর্মচারীর তত্ত্বাবধানে পরিচালিত হয়।
