প্রত্যাখ্যানের একটি চিঠিটি ব্যবসায়ের চিঠির খুব নির্দিষ্ট অংশ। এতে ক্লায়েন্টের অনুরোধ বা অংশীদারের প্রস্তাবে নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া থাকা উচিত। একই সাথে, চিঠিটি প্রাপকের সাথে সুসম্পর্ক বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ। আপনার অবস্থানটি দ্ব্যর্থহীনভাবে প্রকাশ করার জন্য, তবে ঠিকানাকে আপত্তি জানাতে এবং নিজের পক্ষে অনুকূল ধারণা পোষণ না করার জন্য, অস্বীকার লেখার প্রাথমিক নিয়মগুলি অনুসরণ করুন।
প্রয়োজনীয়
- - প্রতিষ্ঠানের সরকারী লেটারহেড;
- - কম্পিউটার;
- - প্রিন্টার
নির্দেশনা
ধাপ 1
আপনার চিঠিটি খসড়া করুন। দলিল প্রস্তুতির এই পর্যায়ে অবহেলা করবেন না। এটি আপনাকে আপনার চিন্তাগুলিকে যথাযথভাবে স্থাপন করতে এবং সবচেয়ে সঠিক বাক্যাংশগুলি বেছে নেওয়ার অনুমতি দেবে।
ধাপ ২
প্রাপকের কাছে চিরাচরিত ঠিকানা দিয়ে পাঠ্যটি শুরু করুন: "প্রিয় ইভান ইভানোভিচ!" বা "প্রিয় মিঃ ইভানভ!" অন্য শব্দ ব্যবহার করবেন না, কারণ লিখিত অস্বীকৃতিটি সরকারী।
ধাপ 3
উপরের বাম কোণে, চিঠির ঠিকানাটি নির্দেশ করুন: সংস্থার নাম, অবস্থান, পদবি, কোনও কর্মীর আদ্যক্ষর বা কোনও প্রাইভেট ব্যক্তির উপাধি এবং আদ্যক্ষর। আপনার সংস্থা সম্পর্কিত তথ্য উপরের ডানদিকে কোণায় অফিসিয়াল লেটারহেডে উপস্থাপন করা হবে।
পদক্ষেপ 4
নথির মূল অংশটি লিখুন। প্রথমে প্রাপ্ত অনুরোধ বা প্রস্তাবটি পুনরাবৃত্তি করুন। অবশ্যই, আপনাকে আগত ডকুমেন্টটির পাঠ্য সম্পূর্ণ নতুন করে লিখতে হবে না। ব্যবসায়ের বক্তৃতার traditionalতিহ্যগত পরিবর্তনগুলি ব্যবহার করে কয়েকটি শব্দে এর সংক্ষিপ্তসারটি যথেষ্ট: "আদেশের অনুলিপি করার জন্য আপনার অনুরোধ অনুসারে …" বা "ছাড় ছাড়ের মেয়াদ বাড়ানোর অনুরোধের প্রতিক্রিয়া হিসাবে, আমরা অবহিত … "।
পদক্ষেপ 5
এরপরে, প্রত্যাখ্যানের কারণগুলি তালিকাভুক্ত করুন। নেতিবাচক উত্তরের জন্য ব্যাখ্যাটি সংক্ষিপ্ত, যৌক্তিক, সংক্ষেপে দৃ be় হওয়া উচিত, তবে আকারে কঠোর হওয়া উচিত নয়। পরিস্থিতি বিকৃত করবেন না, অস্তিত্বহীন ঘটনা এবং অবর্ণনীয় যুক্তি উপস্থাপন করবেন না। যখনই সম্ভব, আইন এবং বিধিগুলির রেফারেন্স সহ আপনার কথার ব্যাক আপ দিন। কিন্তু চূড়ান্ত করতে যান না। দীর্ঘ বিবরণী এবং শব্দযুক্ত ক্ষমা দিয়ে চিঠিটি ওভারলোড করে, আপনি ঠিকানাটিকে আরও ক্রুদ্ধ করার ঝুঁকিটি চালান।
পদক্ষেপ 6
চিঠির চূড়ান্ত অংশটি স্ট্যান্ডার্ড শব্দটির সাহায্যে শুরু করুন যা আপনাকে নম্র থাকতে পারে, তবে আপনার সিদ্ধান্তে অনড়: "উপরের তথ্যগুলি বিবেচনা করে, দুর্ভাগ্যক্রমে, আমরা আপনার কোম্পানির সাথে সহযোগিতা করতে অস্বীকার করতে হবে" বা "আপনাকে অবহিত করার জন্য আমরা দুঃখিত যে ক্রেডিট লাইন আরও প্রসারিত করা অসম্ভব। "…
পদক্ষেপ 7
প্রত্যাখ্যান প্রশমিত করার চেষ্টা করুন। এ লক্ষ্যে, আপনার প্রতিষ্ঠানের নতুন পরিষেবাদি সম্পর্কে তিনি সহযোগিতার জন্য অন্যান্য বিকল্প সম্পর্কে, ঠিকানাটি নির্দিষ্ট সময়ের পরে তার অনুরোধটি পুনর্বিবেচনা করার সম্ভাবনা সম্পর্কে, অগ্রাধিকার পদে ব্যবহার করতে পারেন, ইত্যাদি সম্পর্কে অবহিত করুন etc. সমস্ত তথ্য অবশ্যই সঠিক এবং আপ টু ডেট হতে হবে।
পদক্ষেপ 8
খসড়া চিঠিটি আবার পড়ুন। ত্রুটিগুলি সংশোধন করুন, প্রয়োজনীয় সংযোজন এবং সংশোধন করুন। প্রতিষ্ঠানের অফিসিয়াল লেটারহেডে প্রত্যাখ্যানটি মুদ্রণ করুন, ম্যানেজারের সাথে এটি সাইন করুন এবং এড্রেসিকে প্রেরণ করুন।
