টেলিফোনগ্রাম অর্থ টেলিফোনের মাধ্যমে মৌখিকভাবে প্রেরিত দলিলগুলির একটি সাধারণ নাম। এটি নিয়ম হিসাবে পরিষেবা সম্পর্কিত তথ্য প্রেরণ করতে ব্যবহৃত হয় যখন জরুরি পরিস্থিতিতে যখন ঠিকানাটি জরুরিভাবে কোনও বিষয়ে অবহিত করা দরকার, একটি বার্তা প্রেরণ করুন, একটি আমন্ত্রণ প্রেরণ করুন।
প্রয়োজনীয়
স্টেশনারী, প্রাপক ফোন নম্বর, বহির্গামী মেল জার্নাল, টেলিফোন যোগাযোগ
নির্দেশনা
ধাপ 1
টেলিফোন বার্তার পাঠ্য প্রস্তুত করুন। বার্তাটির সংক্ষেপে সংক্ষেপে বলুন, পাঠ্যের প্রস্তাবিত দৈর্ঘ্য 50 টির বেশি শব্দ নয়। যদি টেলিফোনে বার্তায় ভবিষ্যতে ঘটে যাওয়া কোনও ইভেন্টের একটি ইঙ্গিত থাকে: একটি সভা, একটি সভা, কোনও আইন আঁকানো ইত্যাদি then তবে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি ইভেন্টটির নির্দিষ্ট স্থান এবং সময়টি নির্দেশ করেছেন।
পাঠ্যটি এমনভাবে উচ্চারণ করা উচিত যাতে দ্বিগুণ ব্যাখ্যার সম্ভাবনা বাদ যায়।
ধাপ ২
মাথা থেকে চিঠি আঁকার নিয়ম অনুসারে কাগজে টেলিফোনের বার্তা আঁকুন। সুতরাং, পাঠ্য সহ নথিটি অবশ্যই প্রয়োজনীয়গুলি বরাদ্দ করতে হবে: একটি অনন্য সংখ্যা এবং সংকলনের তারিখ। টেলিফোন বার্তাটি সেই ব্যক্তির দ্বারা স্বাক্ষরিত হয় যার পক্ষে এটি প্রেরণ করা হবে।
ধাপ 3
টেলিফোন বার্তার প্রাপক নির্ধারণ করুন। যদি বেশ কয়েকটি প্রাপক থাকে তবে বার্তার পাঠ্য ছাড়াও প্রাপকদের একটি তালিকা তৈরি করুন। এ জাতীয় তালিকা পৃথক শীটে আঁকা হয়, এতে সংস্থাগুলির নাম রয়েছে যেখানে টেলিফোন বার্তা এবং সংশ্লিষ্ট টেলিফোন নম্বর প্রেরণ করা উচিত।
পদক্ষেপ 4
বহির্গামী চিঠিপত্রের লগে টেলিফোন বার্তা নিবন্ধন করুন। যদি কোনও টেলিফোন বার্তা আপনার কর্মপ্রবাহে বিরল ঘটনা, নিবন্ধন করতে একটি সাধারণ জার্নাল ব্যবহার করুন। আপনি যে তথ্যটি নিয়মিতভাবে স্থানান্তর করার এই পদ্ধতিটিতে নিয়মিত অবলম্বন করেন সে ক্ষেত্রে টেলিফোনের বার্তাগুলির জন্য একটি পৃথক জার্নাল শুরু করুন, যাতে আপনার নেভিগেট করা আরও সুবিধাজনক হবে।
পদক্ষেপ 5
অ্যাড্রেসিকে ফোন করুন এবং একটি টেলিফোন বার্তা গ্রহণ করতে বলুন। টেলিফোনের বার্তা গ্রহণকারী ব্যক্তির অবস্থান, নাম, নাম, পৃষ্ঠপোষকতার সন্ধান করুন এবং রেকর্ড করুন।
পদক্ষেপ 6
গ্রাহককে বলুন:
- অবস্থান, নাম, নাম, যার পক্ষ থেকে টেলিফোন বার্তা প্রেরণ করা হয়েছে তার ব্যক্তির পৃষ্ঠপোষকতা;
- আপনার অবস্থান, পদবি, নাম, পৃষ্ঠপোষকতা এবং ফোন নম্বর।
টেলিফোন বার্তার পাঠ্য স্বীকৃতি দিন। আপনি পাঠ্যটি সঞ্চারিত করার পরে, গ্রাহককে টেলিফোন বার্তাটি পুনরায় পড়তে বলুন যাতে এটি রেকর্ডিংয়ের সঠিকতা পরীক্ষা করে।
পদক্ষেপ 7
গ্রাহকের কাছ থেকে টেলিফোনের বার্তার আগত নিবন্ধন নম্বরটি সন্ধান করুন, এটি লিখে রাখুন।
