কঠোর জবাবদিহিতার ফর্মগুলি, কাজের প্রক্রিয়ায় ক্ষতিগ্রস্থ হয়েছে বা প্রিন্টিং হাউজে খারাপ ছাপা হয়েছে, সহজেই ফেলে দেওয়া যায় না। তাদের সাবধানে তির্যকভাবে অতিক্রম করা উচিত এবং কোনও ধাতব নিরাপদে সংরক্ষণ করা উচিত।
নির্দেশনা
ধাপ 1
ক্ষতিগ্রস্থ বা অসম্পূর্ণ কঠোর প্রতিবেদন ফর্মগুলি পাঁচ বছরের জন্য সংরক্ষণ করা উচিত। এই সময়ের পরে, ফর্মগুলির একটি তালিকা সাজান, যা ক্ষতিগ্রস্থ বা অব্যবহৃত নথিগুলির আসল উপস্থিতি নিশ্চিত করতে হবে যা উদ্দেশ্যমূলক কারণে আর প্রয়োজন হয় না। যেমন কারণগুলি হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, প্রাপ্তি, বীমা নীতি, হোটেলগুলির জন্য চালানের ফর্ম এবং সংস্থার পুরানো আইনী ঠিকানার অন্যান্য ফর্মগুলির জন্য ইঙ্গিত। ইনভেন্টরি প্রক্রিয়া চলাকালীন, ডকুমেন্টের ক্ষতির কারণ চিহ্নিত করতে ফর্মগুলির সঠিক সংখ্যা, তাদের সংখ্যা, ঠিক লিখুন। সংগঠনটির ক্রিয়াকলাপ চলাকালীন টিয়ার-অফ ফর্মগুলি থেকে বাকি স্পাইনগুলিও পরিদর্শন সাপেক্ষে।
ধাপ ২
ইনভেন্টরির এক মাস পরে, কঠোরভাবে রিপোর্টিং ফর্মগুলির ধ্বংসের জন্য একটি কমিশন সংগ্রহ করুন। কমিশনকে অবশ্যই সমস্ত ব্যবহৃত এবং ক্ষতিগ্রস্থ ফর্মগুলি, তাদের পরিমাণ এবং তাদের করা কাজের ভিত্তিতে যাচাই-বাছাই করা এবং ধ্বংসের কাজটি পরীক্ষা করতে হবে check
ধাপ 3
এসএসও রাইটিং অফ অ্যাক্টের ফর্মটি সরাসরি প্রতিষ্ঠানে বিকশিত হয়। এই আইনে একটি সংখ্যা বরাদ্দ করুন, বস্তুগতভাবে দায়িত্বশীল ব্যক্তির তালিকা দিন, সংস্থার নাম উল্লেখ করুন। কমিশনের সদস্যদের তালিকাভুক্ত করে তাদের নাম এবং পদবি, পদে থাকা অবস্থানের ইঙ্গিত দিয়ে এই আইনের পাঠ্য শুরু করুন। এর পরে, প্রথম কলামে একটি টেবিল আঁকুন, যার প্রথম কলামে ফর্মের সংখ্যা নির্দেশ করে, দ্বিতীয়টিতে - ধ্বংসের কারণ, এবং তৃতীয়টিতে - লেখার বন্ধের তারিখ। সংখ্যায় এবং কথায় কথায় ফর্মের সংখ্যা নির্দেশ করুন, কমিশনের সকল সদস্যের স্বাক্ষর সংগ্রহ করুন, এই স্বাক্ষরগুলি বুঝাবেন, আইনটির শেষে তারিখটি দিন।
পদক্ষেপ 4
স্বাক্ষরিত আইনের ভিত্তিতে, কঠোর জবাবদিহিতা ফর্মগুলি ধ্বংস করুন। ধ্বংস বলতে বোঝানো হয়েছে কাগজের ক্যারিয়ারের শারীরিক ধ্বংস যার উপর ফর্মটি মুদ্রিত হয়েছে, পুনরুদ্ধারের সম্ভাবনা ছাড়াই। একটি লিপিবদ্ধ নথির একটি কুঁচকানোর মাধ্যমে পাস করুন বা তাদের পোড়া।
